Stand: November 2026

Rechnungsnummer, Zahlungsziel und Mahnung

Die Rechnung ist geschrieben – damit das Geld auch ankommt, helfen eine saubere Nummer, ein klares Zahlungsziel und ein Plan für den Fall, dass der Kunde nicht zahlt.

Rechnungsnummer: fortlaufend und einmalig

Das Gesetz verlangt eine Nummer, die einmalig ist und aus einer oder mehreren Zahlenreihen fortlaufend gebildet wird. Lücken sind kein Problem, Doppelungen schon. Bewährt haben sich:

RE-2026-001 – Jahr und laufende Nummer, beginnt jedes Jahr neu,
2026-11-003 – mit Monat,
K12-2026-04 – mit Kundennummer für viele Stammkunden.

Im Werkzeug zählt „+1“ bzw. „Nächste Rechnung“ die letzte Zifferngruppe weiter und behält Vorsilbe und führende Nullen.

Zahlungsziel und Verzug

Ein Zahlungsziel ist nicht vorgeschrieben. Üblich sind 7, 14 oder 30 Tage. Schreib das konkrete Datum auf die Rechnung („zahlbar bis 18.11.2026“), das ist eindeutiger als „14 Tage“.

Nach § 286 BGB kommt der Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug – bei Privatkunden nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Mit einem kalendermäßig bestimmten Datum tritt der Verzug schon mit diesem Datum ein.

Verzugszinsen und Pauschale

Ab Verzug kannst du nach § 288 BGB Zinsen verlangen: gegenüber Verbrauchern 5 Prozentpunkte, gegenüber Unternehmen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank. Von Unternehmen kannst du zusätzlich eine Pauschale von 40 € verlangen. Eine Mahnung ist freundlich und üblich, aber für den Verzug nicht immer nötig.

Aufbewahren

Rechnungen bewahrst du nach § 14b UStG und § 147 AO acht Jahre auf (seit 2025 für Buchungsbelege). Ausgangsrechnungen als PDF speicherst du unverändert und wiederauffindbar ab, etwa in einem Ordner je Jahr. Die Datei aus „Als Datei sichern“ hilft dir, eine Rechnung später erneut zu öffnen – sie ersetzt aber nicht die Ablage des PDF.

Schneller bezahlt mit GiroCode

Ein GiroCode (EPC-QR-Code) auf der Rechnung füllt in der Banking-App des Kunden Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck aus. Tippfehler bei der IBAN entfallen. Das Werkzeug erzeugt ihn automatisch, sobald eine gültige IBAN eingetragen ist.

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