Stand: November 2026
Pflichtangaben einer Rechnung: die Checkliste
Fehlt eine Pflichtangabe, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen und schickt die Rechnung zurück. Welche Angaben nötig sind, hängt davon ab, ob du Umsatzsteuer ausweist, Kleinunternehmer bist oder nur einen Kleinbetrag abrechnest.
Die 10 Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Für eine normale Rechnung mit Umsatzsteuer verlangt § 14 Abs. 4 UStG:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden,
- deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer,
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung,
- den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung,
- das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, und jede im Voraus vereinbarte Minderung (z. B. Skonto),
- den Steuersatz und den Steuerbetrag – oder einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung,
- bei bestimmten Bauleistungen an Privatkunden einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden,
- bei Gutschriften das Wort „Gutschrift“.
Der Leistungszeitpunkt darf auch ein Monat oder Zeitraum sein („Oktober 2026“). Ist er gleich dem Rechnungsdatum, reicht der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
Drei Fälle im Vergleich
| Angabe | Mit Umsatzsteuer | Kleinunternehmer (§ 34a UStDV) | Kleinbetrag bis 250 € (§ 33 UStDV) |
|---|---|---|---|
| Name/Anschrift Absender | Pflicht | Pflicht | Pflicht |
| Name/Anschrift Kunde | Pflicht | Pflicht | nicht nötig |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Pflicht | Pflicht | nicht nötig |
| Rechnungsnummer | Pflicht | nicht vorgeschrieben, empfohlen | nicht nötig |
| Ausstellungsdatum | Pflicht | Pflicht | Pflicht |
| Leistungszeitpunkt | Pflicht | nicht vorgeschrieben | nicht nötig |
| Menge und Art der Leistung | Pflicht | Pflicht | Pflicht |
| Beträge | Netto je Steuersatz, Steuer, Summe | Gesamtbetrag in einer Summe | Bruttobetrag und Steuersatz in einer Summe |
| Hinweis | – | auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG | bei Steuerbefreiung der Hinweis darauf |
Die vereinfachte Kleinunternehmer-Rechnung regelt seit 2025 § 34a UStDV, die Kleinbetragsrechnung § 33 UStDV.
Häufige Fehler
- Nur „Max“ statt vollständigem Namen oder ein Kunde ohne Anschrift.
- Doppelte Rechnungsnummer, etwa nach einem Wechsel des Programms. Eine einmal vergebene Nummer darf nicht noch einmal vorkommen.
- Steuersatz ohne Steuerbetrag oder Netto und Brutto vertauscht.
- Kleinunternehmer weist Umsatzsteuer aus. Dann schuldet er sie nach § 14c UStG trotzdem.
- Fehlender Leistungszeitraum bei Dauerleistungen wie Pflege oder Beratung.
Korrigieren statt neu schreiben
Eine fehlerhafte Rechnung kannst du berichtigen: Du schickst ein Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (Nummer und Datum) und die fehlenden oder falschen Angaben ergänzt. Bei falschem Betrag ist eine Stornorechnung mit neuer Rechnung meist übersichtlicher. Die alte Nummer bleibt vergeben.
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