Stand: November 2026

Rechnung als Kleinunternehmer schreiben

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG berechnest du keine Umsatzsteuer. Deine Rechnung muss das deutlich sagen – und seit 2025 gelten dafür eigene, etwas einfachere Regeln.

Wer ist Kleinunternehmer?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt nach § 19 UStG: Der Gesamtumsatz im Vorjahr lag nicht über 25.000 € und im laufenden Jahr liegt er nicht über 100.000 €. Gerechnet wird ohne Umsatzsteuer. Wichtig: Überschreitest du im laufenden Jahr die 100.000 €, endet die Befreiung schon mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet – nicht erst im Folgejahr.

Wer im Jahr der Gründung startet, darf im ersten Jahr höchstens 25.000 € erwarten bzw. umsetzen.

Was auf die Rechnung muss

Nach § 34a UStDV reichen:

1. vollständiger Name und Anschrift von dir und dem Kunden,
2. deine Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. Menge und Art der Ware bzw. Umfang und Art der Leistung,
5. das Entgelt in einer Summe und ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.

Eine Rechnungsnummer und das Leistungsdatum sind hier nicht vorgeschrieben. Für deine Buchhaltung, Mahnungen und das Finanzamt sind sie trotzdem sehr nützlich – das Werkzeug setzt sie deshalb standardmäßig.

Der richtige Hinweistext

Gebräuchlich und eindeutig ist: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Andere Formulierungen sind möglich, solange klar wird, dass die Kleinunternehmerregelung angewendet wird. Nicht ausreichend ist „Netto = Brutto“ ohne Hinweis.

Achtung: Weist du als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldest du den Betrag dem Finanzamt (§ 14c UStG), obwohl du sonst keine Steuer zahlst.

Muster einer Kleinunternehmer-Rechnung

Mia Muster · Musterweg 1 · 12345 Musterstadt · Steuernummer 12/345/67890
An: Beispiel GmbH, Hauptstraße 5, 54321 Beispielort
Rechnung RE-2026-014 vom 04.11.2026 · Leistungszeitraum Oktober 2026

Rechnungsbetrag 450,00 € · Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. · Zahlbar bis 18.11.2026.

E-Rechnung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht ab 2027/2028; eine PDF-Rechnung bleibt erlaubt. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber seit 2025 – ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Mehr im Ratgeber E-Rechnung.

Quellen

• § 19 UStG – Kleinunternehmer (gesetze-im-internet.de)
• § 34a UStDV – Rechnungen für Kleinunternehmer (gesetze-im-internet.de)
• Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung