Stand: November 2026
E-Rechnung: was ab 2025, 2027 und 2028 gilt
Zwischen Unternehmen in Deutschland wird die elektronische Rechnung Schritt für Schritt Pflicht. Für viele kleine Selbstständige ändert sich weniger, als die Werbung der Softwareanbieter vermuten lässt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich automatisch verarbeiten lässt und der europäischen Norm EN 16931 entspricht – in Deutschland vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML, außer Profil MINIMUM und BASIC-WL). Ein einfaches PDF, ein Foto oder ein Word-Dokument ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Die Stufen
| Ab | Was gilt (Umsätze zwischen inländischen Unternehmen) |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht. |
| bis 31. Dezember 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen bleiben für alle erlaubt. |
| 1. Januar 2027 | Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 noch PDF oder Papier schicken; EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls. |
| 1. Januar 2028 | Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Rechnungen, mit den Ausnahmen unten. |
Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG.
Ausnahmen
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnung ausstellen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise dürfen weiter als PDF oder Papier gehen.
- Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen.
- Rechnungen an Kunden im Ausland fallen nicht unter die inländische Pflicht.
Was du jetzt tun solltest
- Prüfen, ob du 2026 mehr als 800.000 € Umsatz hast – dann ab 2027 E-Rechnungen ausstellen.
- Sonst: bis Ende 2027 in Ruhe ein Verfahren wählen (Buchhaltungsprogramm, ZUGFeRD-fähige Vorlage, Portal der Finanzverwaltung für öffentliche Auftraggeber).
- Eingehende E-Rechnungen lesbar machen und im Originalformat aufbewahren – die XML-Datei ist das Original, nicht die Ansicht.
Dieses Werkzeug erzeugt eine „sonstige Rechnung“ (PDF über den Druckdialog). Sie ist für Kleinunternehmer, Kleinbeträge, Privatkunden und bis Ende 2026 für alle passend.
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